Privacyverklaring

Diargo is verantwoordelijk voor je gegevens: het salon beslist wat er bewaard wordt en waarvoor. In de taal van de wet is het salon de verwerkingsverantwoordelijke.

Een vraag over je gegevens stuur je naar info@diargo.be.

Adres

Recollettenlei 6, 9000 Gent

Btw-nummer

BE0555728638

E-mail

info@diargo.be

Telefoon

09 395 90 10

Wat je zelf opgeeft, of wat ontstaat wanneer je een afspraak maakt en bij het salon komt. Niet alles is bij iedereen ingevuld.

• Je klantfiche: je naam, e-mailadres, gsm- en vast nummer, adres en taal, en als je die opgaf je geboortedatum en geslacht. Ook bij wie je het liefst komt, welke berichten je wil krijgen, en de notities die het salon bij je fiche schrijft.
• Je afspraken: wanneer, welke behandeling, bij wie, hoe je boekte, of je kwam of afzegde, en wat je of het salon erbij noteerde.
• Een plaats op de wachtlijst of een vraag om teruggebeld te worden, met je naam en je nummer.
• Je kleurformules: wat je kapper gebruikte, zoals het merk, het product en de hoeveelheid.
• Wat je kocht en betaalde: kassabonnen, facturen, cadeaubonnen en tegoed.
• Vraag je een factuur op naam van je onderneming, dan de naam, het adres en het btw-nummer van die onderneming.
• Een rekeningnummer, alleen als je het zelf opgaf om tegoed terugbetaald te krijgen.
• Annuleer je later dan toegestaan, dan de rekening die het salon daarvoor kan sturen, en of ze betaald is.
• De berichten die het salon je stuurt: een kopie van elke mail, met het onderwerp, het adres en het tijdstip.
• Meld je je aan in het klantenportaal, dan de aanmeldcodes die je vroeg en het IP-adres waarvandaan je ze vroeg.
• Een deel van deze gegevens nam het salon over uit Optios, het pakket dat het daarvoor gebruikte.

• Om je afspraak te plannen, te bevestigen en je eraan te herinneren, en om ze je zelf te laten verzetten of annuleren.
• Om je behandeling goed te doen: je kleurformule en de notities van je kapper liggen klaar bij je volgende bezoek.
• Om af te rekenen en de boekhouding te voeren. Kassabonnen en facturen moet het salon bewaren zoals de boekhoud- en btw-wetgeving het voorschrijft.
• Om je in het klantenportaal je eigen afspraken, aankopen en kleurformules te tonen.
• Om te zien of je een mail opende of een link aanklikte; zie hieronder.

Het salon werkt met deze partijen. Bij elke partij staat wat ze te zien krijgt, en waarvoor.

• HairConnect: het pakket waarin het salon zijn agenda, klantenfiches en kassa bijhoudt, en dat deze pagina toont. HairConnect bewaart je gegevens in opdracht van het salon en beslist er zelf niet over.
• Google Workspace: de mails van het salon vertrekken langs deze mailserver. Die ziet je e-mailadres en wat er in de mail staat.
• Anthropic, in de Verenigde Staten, voor de assistent op de boekingspagina: wat je daar typt of inspreekt, gaat naar het taalmodel van Anthropic om er een keuze van te maken. Je naam en je afspraken gaan niet mee, en de zin wordt niet bewaard. Spreek je in, dan zet de spraakherkenning van je eigen browser je stem om in tekst.
• Recommand: verstuurt een factuur aan een onderneming met een Belgisch btw-nummer als elektronische factuur over het Peppol-netwerk.
• Aankoopadres: het boekhoudpakket van het salon. Het krijgt wat de boekhouding nodig heeft, zoals de facturen die het salon uitschrijft. Op een factuur staan de naam en het adres van wie ze kreeg.
• Enable Banking: geeft de verrichtingen van de zakelijke rekening van het salon door, met de naam en het rekeningnummer van wie een overschrijving deed, zodat een betaling bij de juiste bon komt.
• VIES, het btw-register van de Europese Commissie: vraag je een factuur op naam van je onderneming, dan wordt het btw-nummer daar nagekeken.
• De boekhouder van het salon: krijgt de kasrapporten (dagontvangsten, kassaboek en transacties).
• Optios: zolang het salon zijn agenda ook in Optios bijhoudt, komen afspraken die hier geboekt worden ook daar te staan.

De privacyverklaring van HairConnect

Diargo houdt bij of je een mail opende en of je een link erin aanklikte. Daarvoor staat er een onzichtbare afbeelding in de mail, en lopen de links eerst langs HairConnect.

Het salon doet dat bij elke klant, zonder het eerst te vragen. Je kan er altijd bezwaar tegen maken, onder Voorkeuren in het klantenportaal of door het het salon te vragen. Vanaf dan wordt er niets meer geteld, ook niet van mails die al vertrokken.

Wat er bewaard wordt: wanneer je de mail voor het eerst en het laatst opende en hoe vaak, en wanneer je een link aanklikte. Je IP-adres en je browser worden niet bewaard; ze dienen alleen om te herkennen of een opening misschien automatisch gebeurde.

Sommige mailprogramma’s, zoals Apple Mail, en sommige bedrijfsfilters openen mails vanzelf. Geopend is dus een aanwijzing, geen bewijs dat je de mail las.

Waarom: zo ziet het salon of een bevestiging of herinnering je bereikt heeft.

Een mail met een aanmeldcode, een bevestigingslink of een betaallink wordt nooit gevolgd, en de link naar deze pagina onderaan elke mail evenmin.

Naar je voorkeuren

De boekingspagina en het klantenportaal zetten alleen de cookies die nodig zijn om te boeken en je aan te melden.

Hoe dat precies gaat, staat in de privacyverklaring van HairConnect.

De privacyverklaring van HairConnect

Kassabonnen en facturen blijven bewaard zolang de boekhoud- en btw-wetgeving dat oplegt, ook als je vraagt je gegevens te wissen. Wist het salon je gegevens op je vraag, dan wordt je klantfiche leeggemaakt; een factuur blijft op naam staan.

Een aanmeldcode voor het klantenportaal is 15 minuten geldig, de link om een online boeking te bevestigen 24 uur.

Hoe lang het salon je klantfiche, je afspraken en je kleurformules bijhoudt, beslist het salon zelf. HairConnect wist ze niet uit zichzelf.

Je mag vragen welke gegevens het salon over je heeft, ze laten verbeteren of wissen, je ertegen verzetten dat ze gebruikt worden, het gebruik laten beperken, of ze meenemen.

In het klantenportaal kan je dat meteen: onder Voorkeuren download je al je gegevens in één bestand, en vraag je het salon ze te wissen. Zo’n verzoek wist niet meteen alles: het salon wist wat het mag wissen.

Het salon moet binnen een maand antwoorden op een vraag over je gegevens.

Gaf je ergens toestemming voor, dan kan je die altijd intrekken, even makkelijk als je ze gaf.

Vind je dat het salon niet goed met je gegevens omgaat, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Naar het klantenportaal· www.gegevensbeschermingsautoriteit.be